Penyelenggaraan rekam medis memiliki peran penting dalam pelayanan kesehatan. Unit pengelolaan rekam medis bertanggung jawab atas pengumpulan, pengolahan, dan pelaporan data untuk menghasilkan informasi yang akurat. Untuk mencapai tata kelola rekam medis yang cepat, tepat, akurat, dan efisien, diperlukan sistem yang baik. Berikut ini adalah beberapa komponen penting dalam tata kelola rekam medis:
1. Assembling
Unit assembling bertugas memeriksa kelengkapan berkas rekam medis, melakukan penelitian isi data rekam medis, dan menciptakan dokumen rekam medis sebelum disimpan secara fisik atau digital. Biasanya, unit assembling menerima dokumen rekam medis dari unit lain seperti Unit Gawat Darurat (UGD), Unit Rawat Jalan (URJ), dan Instalasi Pemeriksaan Penunjang (IPP).
2. Coding
Coding bertanggung jawab untuk membuat kode berupa kombinasi huruf, angka, atau keduanya yang mewakili komponen data dalam dokumen rekam medis yang akan disimpan. Selain itu, coding juga melibatkan penulisan kode penyakit, operasi medis, dan penemuan kembali dokumen. Kode ini berfungsi mempercepat pencarian dokumen riwayat penyakit pasien secara efisien.
3. Indexing
Indexing melibatkan pembuatan tabulasi berdasarkan kode yang dihasilkan dengan tepat. Bagian indexing bertugas merumuskan metode pembuatan indeks yang mudah dimengerti oleh seluruh yang berkepentingan. Beberapa jenis indeks yang disusun dalam sistem management rekam medis antara lain indeks penyakit, indeks dokter, indeks operasi , dan indeks kematian. Indeks ini digunakan sebagai laporan penunjang untuk mengukur tingkat morbiditas, mortalitas, dan penyebab kematian, sehingga tenaga kesehatan dapat memberikan penanganan yang tepat.
4. Filling
Unit filling bertugas menyimpan rekam medis setelah digunakan dan masa retensinya berakhir. Selain itu, unit ini memastikan keberadaan informasi yang lengkap di dalam dokumen untuk memudahkan penemuan kembali informasi yang dibutuhkan.
5. Analyzing and Reporting
Unit analisis dan pelaporan menganalisis dan melaporkan sistem rekam medis yang digunakan. Bagian ini bertugas memberikan informasi dalam bentuk laporan sebagai landasan untuk pengambilan keputusan strategis oleh manajemen rumah sakit.
Untuk mencapai tata kelola yang baik, selain komponen di atas, diperlukan petugas yang kompeten dan didukung oleh sistem informasi rumah sakit yang baik. Dengan demikian, pengelolaan rekam medis dan informasi yang dihasilkan dapat berjalan dengan cepat, tepat, akurat, dan efisien.
Manfaatkan Rekam Medis Elektronik
Dalam era digitalisasi dan perkembangan teknologi informasi, sistem informasi rekam medis elektronik juga menjadi bagian penting dalam tata kelola rekam medis. Rekam medis elektronik memungkinkan penyimpanan dan pengelolaan data secara digital, mempercepat akses, dan meminimalkan kesalahan manusia dalam pengolahan data. Implementasi rekam medis elektronik yang efektif dan terintegrasi dapat membantu meningkatkan efisiensi dan kualitas pelayanan kesehatan secara keseluruhan. Dalam hal ini, penting bagi rumah sakit dan pihak terkait untuk mengadopsi sistem informasi rekam medis yang handal dan memastikan pelatihan yang memadai bagi petugas yang bertanggung jawab atas pengelolaan rekam medis.
Faskes Anda butuh implementasi rekam medis elektronik? Dapatkan live demo aplikasi SIMRS yang memiliki fitur rekam medis elektronik dengan KLIK DISINI!
sumber : https://yankes.kemkes.go.id/view_artikel/180/tata-kelola-rekam-medis-agar-cepat-tepat-akurat-dan-efisien (diakses 17 Juli 2023)
